Ir direto para menu de acessibilidade.
Portal do Governo Brasileiro
  • Acessibilidade
  • Alto Contraste
  • Mapa do Site
  • PortugueseEnglishSpanishChinese (Simplified)FrenchGermanItalian
Página Inicial > Fórum PE > IFMA inicia nova etapa de implementação do Processo Eletrônico
Início do conteúdo da página Notícias

IFMA inicia nova etapa de implementação do Processo Eletrônico

Dois tipos de processos estão sendo migrados para a forma eletrônica nos campi do Instituto.
  • Assessoria de Comunicação
  • publicado 20/02/2018 11h18
  • última modificação 20/02/2018 13h05

Dando continuidade à migração dos processos convencionais para processos eletrônicos, o Instituto Federal do Maranhão (IFMA) está iniciando a implementação dos processos “Substituição de Cargo e Função” e “Remoção de Servidores (Docentes e TAEs)” nos campi via Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). A primeira etapa da transição já havia sido realizada com a implementação do primeiro processo eletrônico na Reitoria, em funcionamento desde outubro do ano passado.

O Módulo do SUAP de Processo Eletrônico é um dos 18 Projetos Estratégicos que integram o Planejamento Estratégico do IFMA. A ideia é eliminar o uso de papel, reduzir custos e automatizar processos – promovendo sustentabilidade, otimizando ações e fluxos, e dando maior celeridade processual e transparência nas ações. Futuramente, o sistema também permitirá a comunicação com o Protocolo Eletrônico Nacional (PEN) e o Sistema Protocolo Integrado, conforme Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014.

A escolha dos processos que serão implementados nesta nova etapa foi baseada numa matriz de relevância, materialidade e risco dos processos convencionais do IFMA. Segundo o Departamento de Cadastro, Legislação e Pagamento (DCLP), principal demandante e incentivador desse trabalho com um processo relacionado a pagamento, gastam-se 15 folhas de papel em cada processo de substituição de cargo/função. Como há uma média de 200 processos dessa natureza por mês, o gasto seria de 3000 folhas de papel por mês ou 36.000 folhas de papel por ano. Já a migração do processo de remoção traz a vantagem da padronização e o ganho de tempo. No processo convencional, poucas etapas eram realizadas no campus e havia muitas idas e vindas para a Reitoria, o que acabava resultando em atrasos. Para o processo eletrônico, o fluxo foi mapeado e simplificado.

Segundo o pró-reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e coordenador geral do Planejamento Estratégico, Carlos César Teixeira Ferreira, a implementação dos processos eletrônicos está ligada a um outro projeto estratégico em andamento, o Escritório de Processos, que tem o objetivo de mapear todos os processos institucionais. O pró-reitor também destaca que, além de estabelecer o fluxo, apontando os setores por onde o processo deve tramitar, serão criados o manual do usuário e um padrão de documentos eletrônicos para cada processo que será automatizado, como memorandos e portarias. “A instituição nunca tinha experimentado um processo eletrônico, por isso preferimos realizar a primeira etapa como uma espécie de teste na Reitoria. Agora, a ação vai com mais maturidade para os campi”, destaca.

O diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, William Mendes, que é o líder do projeto, ressalta a evolução da iniciativa. “A implantação do módulo previamente na Reitoria mostrou-se bastante benéfica para a etapa de implantação nos campi. Foi possível identificar alguns pontos de falhas e melhorias em conjunto com os usuários da unidade, proporcionando a disponibilização para uso dos campi de uma versão já com diversas melhorias, mais estável e madura”, comenta.

Como será

No SUAP, haverá um módulo auxiliar denominado “Documentos Eletrônicos”, onde estarão disponíveis pastas com os nomes dos processos contendo os modelos de documentos padrão para cada processo. Para esses dois processos, os documentos são criados por meio de formulário eletrônico e assinados diretamente no sistema pelo usuário. A assinatura eletrônica será feita com certificação digital (token) ou senha do SUAP. Logo em seguida, o usuário poderá abrir um processo no módulo “Protocolo Eletrônico”, incluir o documento gerado e tramitar para o setor de destino.

registrado em:
Fim do conteúdo da página