Planejamento Estratégico entrega novos Processos Eletrônicos

Servidores do Instituto Federal do Maranhão (IFMA) já podem realizar a abertura de forma totalmente eletrônica de processos relacionados à substituição de cargo-função, interrupção de férias, adicional de insalubridade e remoção por edital de docentes e técnico-administrativos, via Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).  A abertura de novos processos totalmente digitais foi viabilizada com a assinatura da Portaria Normativa nº 15, em 20 de dezembro deste ano, e é parte das atividades do Planejamento Estratégico 2016-2020 do IFMA.

A implantação destes novos processos em formato digital é resultado das atividades de dois Projetos Estratégicos em andamento no Instituto – o Processo Eletrônico e o Escritório de Processos.  Como vantagem, a eliminação do uso de papel, redução de custos, automatização de processos, promoção da sustentabilidade, otimização das ações e fluxos, maior celeridade processual e maior transparência nas ações.

Líder do projeto Escritório de Processos, Humberto Arruda destaca que uma das etapas mais importantes na hora de iniciar a migração do processo tradicional para o formato eletrônico é o mapeamento das atividades. “É nesta fase que vamos detalhar todo o fluxo de um processo, desde o seu início, os setores e o prazo de tramitação, até a sua finalização. Todos os novos processos eletrônicos também possuem um manual de ajuda ao usuário”, disse.

Já o Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMA, William Mendes, informa que novos processos devem ser migrados para o formato eletrônico até o final do primeiro semestre de 2019. “ O Escritório de Processos já mapeou, por exemplo, o processo de incentivo à qualificação. É mais um processo que ainda no primeiro semestre passará para o formato eletrônico”, disse.

Segundo o Pró-reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e coordenador geral do Planejamento Estratégico, Carlos César Teixeira Ferreira, “a implementação de novos processos demonstra que a instituição está entrando em um outro patamar na gestão das atividades administrativas”.

Acesse aqui o Mapeamento dos Processos de Gestão de Pessoas e manual de procedimentos

Funcionamento

No SUAP, o usuário realizará a abertura dos novos processos eletrônicos no Módulo Administração, subitens Documentos Eletrônicos e/ou Processos Eletrônicos. Da mesma forma dos processos eletrônicos que já estavam em vigor, a assinatura eletrônica será feita com certificação digital (token) ou senha do SUAP do usuário que está realizando a abertura do processo.